«Wir beziehen uns auf Ihren Brief vom 15. Mai und teilen Ihnen dazu Folgendes <ja, grossgeschrieben!> mit: …». Wenn Sie einen Brief oder gar eine E-Mail so beginnen, sind Sie zwar nicht der oder die Einzige, aber …
Natürlich und gesprächsnah
Heute ist es so, dass Natürlichkeit und Authentizität entscheidende Faktoren sind, um bei den Leser*innen die gewünschte Wirkung zu erzielen. Dies ist umso wichtiger, als dass grössere Unternehmen dabei sind, ihre Computerprogramme (Bots) abzufüllen, die einfache Schreibaufträge selbständig erledigen. Der grosse Vorteil für uns selber schreibende Menschen im Geschäftsalltag: Wir können – und sollten – persönlich, konkret, empathisch auf unser Gegenüber eingehen.
Und wo kann man dies am besten? In einem Gespräch. Versuchen Sie deshalb, so gesprächsnah wie möglich zu formulieren. Alles, was Sie einer Kundin und einem Geschäftspartner sagen würden (ohne übertriebene Emotionen), können Sie ihnen ganz ähnlich auch schreiben. Falls Sie Dialekt sprechen, formulieren Sie schwierige Inhalte zunächst in der schweizerischen Variante des Hochdeutschen und «übersetzen» sie den Satz oder die Passage danach auf Hochdeutsch: Ihre Botschaft kommt mir Sicherheit natürlicher, persönlicher und damit sympathischer an.
Der Anfang prägt die Stimmung
Wie entscheidend ein guter Start in jedem Lebensbereich sein kann, wissen Sie. Wieso wird der denn in der Geschäftskorrespondenz so oft vernachlässigt? Die Antwort in aller Kürze: Floskeln und Relikte aus einer sehr veralteten Korrespondenzsprache sind die Hauptgründe. Misten Sie also aus und beginnen Sie Ihre Briefe und (vor allem eher formellen) E-Mails so, wie Sie ein Telefongespräch beginnen: natürlich, sympathisch und indem Sie das Anliegen der Lesenden konkret und individuell aufnehmen. Einige Beispiele:
Sie haben uns am ... geschrieben und sich nach weiteren Einsparmöglichkeiten erkundigt. Vielen Dank.
Sie teilen uns in Ihrem Brief vom ... mit, dass ...
Sie haben sich am ... bei Herrn ... nach ... erkundigt.
Sie haben sich am ... telefonisch nach ... erkundigt.
Sie haben uns um Auskünfte zu ... gebeten.
Sie haben sich kürzlich beschwert, dass ...
Sie haben letzte Woche mit Frau/Herrn ... vereinbart, ...
Sie erwarten unseren Bescheid zu ...
Sie haben sich um die Stelle als ... beworben.
Der Einstiegssatz soll direkt und präzis zum Anliegen der Lesenden führen: So sind sie gedanklich ohne Umschweife im Thema. Nochmals: Machen Sie das so konkret wie möglich, also nicht: Sie haben Fragen bezüglich Ihrer neuen Versicherung. sondern: Sie möchten wissen, welche Vor- und Nachteile Ihre neue Versicherung mit sich bringt.
Gehen Sie im zweiten Satz mit persönlichen Worten auf den Kunden ein: Bedanken Sie sich, wenn die Kundin ein Angebot will, entschuldigen Sie sich, wenn Sie einen Fehler gemacht haben, zeigen Sie Verständnis, wenn Ihr Gegenüber verärgert ist, gratulieren Sie für einen interessanten Vorschlag. Damit bringen Sie eine persönliche Note in Ihren Text.
Leiten Sie danach – wenn nötig – mit einem einfachen Satz in den Hauptteil über: Weisen Sie auf Vorschläge oder Lösungen hin, die Sie aufführen, kündigen Sie Ihre Überlegungen an. So kann sich die Leserin auf das einstellen, was sie im Hauptteil erwartet.
Mir ist klar: Bei vielen Unternehmungen ist diese Art des Texteinstiegs noch nicht angekommen, obwohl einige ihn seit Jahrzehnten clever und erfolgreich anwenden. Probieren Sie es aus! Nach ein paar Anfangsschwierigkeiten wird es Ihnen immer leichter fallen und Ihr Schreibstil hat einen Schritt vorwärts gemacht – hin zu mehr Natürlichkeit und sympathischer Verständlichkeit.